誤送信 対策の基準


誤送信防止 2つの運用体制を理解

どのような対策をどの位の予算かけて行えば良いのか、見当つかない企業様は多いのではないでしょうか? 「会社にどのようなメール運用ポリシーがありますか?」という問いに対する、弊社調査結果がございますのでそのデータを基に見ていきましょう。

一般的に現在どのような対応をしている企業が多いのか?
御社ではどの位対応できてますか?

 

企業の誤送信対応 メール運用ポリシー 統計データ ※出展:2008年HDE「メール誤送信」に関する実態調査

上記からもわかる通り、誤送信防止策として対応できている企業の要件は様々です。

それでは何を基準に対策すれば良いのか?

弊社では、下記のように対応できる運用体制には2つの種類があると考えております。

社内ルールによる運用
ルールを設けてヒューマン対策中心に対応

  • 私的用途で利用してはいけない
  • 個人情報を含む内容のメールは送らない
  • 個人情報を添付ファイルで送らない
  • 送信可能添付ファイルの容量を制限
システム導入による運用
ツール等を導入しシステム対策にて対応

  • 上長をCCやBCCに入れる
  • 添付ファイルを暗号化する

結論

まずは社内ルールで対応してみる
その後、ヒューマンエラーを無くすために下記のようなシステムを導入してみる

  • 上長承認を必ず経由する仕組みをつくる
  • 添付ファイルを自動暗号化できるようにする

御社はどちらのフェーズでの対応が必要でしょうか?

 

御社に合った対策をより具体化していただくために、株式会社HDEが推奨する、
止める

見る

守る
メール誤送信対策3原則を基に、実際の対応策について具体的に見ていきましょう。

メール誤送信 具体策

【ソリューション編】
メール誤送信を防ぐためには、
どのようなシステムを用意すべきか?
【あるある編】
実際にはどのような
誤送信事故が起きているのか?

(止める)
送信メール一旦保留・削除機能
(見る)
添付ファイル内の特定文字を監視
(守る)
メールを証拠として、保存・検索できる仕組み
(止める)
社内宛てメールをお客様に送ってしまった
(見る)
BCCに上長を入れるのを忘れた
(守る)
パスワードを付け忘れて機密情報が・・

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