BCCに上長を入れる方針をつい失念


クレーム返信に焦っていて・・・

【状況】

お客様からのクレーム返信には必ず「BCC」に上長を入れることが決まりだったが、焦っていたため「BCC」を入力せずに送信してしまった。

 

当人は失念していることに気づかず、上長も確認していると過信していたため良からぬ方向に進んでしまいトラブルに。

【誤送信 危険度】(4/5)

危険度レベル4

対応策 MEMO

送る前に上長が確認できる仕組みを

 

CCやBCCに特定の宛先を追加するルールを失念してしまうことがあります。

人力でヒューマンエラーを防止するには限界がありますので仕組みでヒューマンエラーを防止することが重要です。

 

BCCにメールアドレスが入っていないことをシステムで監視し、自動的にBCCを追加できるシステムの導入を推奨します。

メール誤送信 具体策

【ソリューション編】
メール誤送信を防ぐためには、
どのようなシステムを用意すべきか?
【あるある編】
実際にはどのような
誤送信事故が起きているのか?

(止める)
送信メール一旦保留・削除機能
(見る)
添付ファイル内の特定文字を監視
(守る)
メールを証拠として、保存・検索できる仕組み
(止める)
社内宛てメールをお客様に送ってしまった
(見る)
BCCに上長を入れるのを忘れた
(守る)
パスワードを付け忘れて機密情報が・・

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