前任者異動で、引き継ぎが円滑にできなかった


前任者のメールでのやり取りが不明・・・

【状況】

突然やってきた人事異動、まともに打ち合わせ時間もなくお客様との状況も把握できないまま引き継がれてしまった。

お客様からの様々な問いに対してきちんと対応できずに確執ができてしまった。

 

前任者とお客様とのメールのやり取りで少しでも状況を把握しようと思ったが、膨大なメールをうまく整理できずに探すことができずそのままの状況で日々の業務を遂行するしかなかった。

【誤送信 危険度】(2/5)

危険度レベル2

対応策 MEMO

メールバックアップは人事異動を円滑にする

 

人事異動は突然で、すぐに新しい業務に従事しなければいけません。

後任者への円滑な引き継ぎは非常に困難です。

 

そこで重要になってくるのが、前任者の過去のメールでのやり取りを把握することです。

 

メールを保管しておくことはもちろん、重要なメールを直ぐに検索できるシステムを構築することが非常に重要になります。

メール誤送信 具体策

【ソリューション編】
メール誤送信を防ぐためには、
どのようなシステムを用意すべきか?
【あるある編】
実際にはどのような
誤送信事故が起きているのか?

(止める)
送信メール一旦保留・削除機能
(見る)
添付ファイル内の特定文字を監視
(守る)
メールを証拠として、保存・検索できる仕組み
(止める)
社内宛てメールをお客様に送ってしまった
(見る)
BCCに上長を入れるのを忘れた
(守る)
パスワードを付け忘れて機密情報が・・

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