異なる会社の同姓のお客様に見積書を送ってしまった


異なる会社の同姓のお客様に見積書を送ってしまった

【状況】

「A社田中さん」に見積書をメールで送ろうと、メールクライアント自動補完機能にてアドレスを選択し送信。

よく確認したところ、「田中さん」違いでB社のお客様に誤送信したことに直後に気づいたが手遅れ。

 

値引きした見積だったため既存のお客様であるB社も値引きせざるを得ない状況となってしまった。

【誤送信 危険度】(3/5)

危険度レベル3

対応策 ひとこと

宛先入力は最後に、万が一のための一時保留を

 

メールクライアントの自動補完機能は便利な反面リスクもあります。

メール本文を作成して一呼吸置く。その後、宛先を選択しメール送信。

 

さらに万全を期し、メール送信の取り消しができるシステムの導入を推奨します。

メール誤送信 具体策

【ソリューション編】
メール誤送信を防ぐためには、
どのようなシステムを用意すべきか?
【あるある編】
実際にはどのような
誤送信事故が起きているのか?

(止める)
送信メール一旦保留・削除機能
(見る)
添付ファイル内の特定文字を監視
(守る)
メールを証拠として、保存・検索できる仕組み
(止める)
社内宛てメールをお客様に送ってしまった
(見る)
BCCに上長を入れるのを忘れた
(守る)
パスワードを付け忘れて機密情報が・・

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