ルールに反するものは「自動削除」で社員への抑止効果


導入事例 概要

株式会社Z会

【ユーザー数】 1,000名
【業種】 サービス

 

「個人情報保護法の施行に伴い、社内で情報保護のシステムについて見直した結果、メールの添付ファイルについて制限をかける等の要件を満たす必要が出てきました。その際下記条件にてソリューションを選定。」

 

・当社ドメイン「@zkai.co.jp」のみに送信可能なアドレスと、当社ドメイン以外へも送信可能なアドレスを個別に設定できること

 

・社外へメールを送信する場合などに、セキュリティ管理の責任者に自動で同報できるしくみがあること

 

・添付ファイルのサイズに制限をかけられること

 

 

運用詳細について

クライアントPCで各自が暗号化する運用のみでは漏れが発生することを考えて、ゲートウェイでメールの監視を行ない「暗号化されていない添付ファイル付きメールは送信を不可にする」というルールを設定できるソリューションを導入。ファイルを添付できるユーザーとできないユーザーを登録。

 

添付できるユーザーは、添付ファイルをクライアントPCで暗号化しないとメール送信は不可というルールを登録。また、添付ファイルではなく、本文に大量に情報を載せて送信することを防ぐために、メール本文のサイズ制限もかけた。

 

一方ファイルを添付できないユーザーには、社内にのみメール送信が可能というルールを登録。
これらのルールに引っかかったメールは外部に送信されず削除となり、送信者本人と管理者へメールで通知が届く仕組みに。管理者がチェックする運用の負荷を考えて、敢えて保留という形態は採らずに運用。

メール誤送信 具体策

【ソリューション編】
メール誤送信を防ぐためには、
どのようなシステムを用意すべきか?
【あるある編】
実際にはどのような
誤送信事故が起きているのか?

(止める)
送信メール一旦保留・削除機能
(見る)
添付ファイル内の特定文字を監視
(守る)
メールを証拠として、保存・検索できる仕組み
(止める)
社内宛てメールをお客様に送ってしまった
(見る)
BCCに上長を入れるのを忘れた
(守る)
パスワードを付け忘れて機密情報が・・

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