Google Apps(Gmail)でメール誤送信対策


高セキュリティで、使いやすいメールシステムGoogle Apps(Gmail)

自社内でメールシステムを運用していくことへの問題は多く耳にする。

例えば、セキュリティ性・利便性等 各種機能を追加していくと運用が混沌としどっちつかずな状況に陥る。

「気づけばメール関連のサーバだけで10台も管理しなければならない・・・」

「複数のベンダー製品を組み合わせ利用しており複雑さはさらに増している・・・」

「システム部の人員減らされてしまい、既に八方塞がり・・・」

 

もはやメールシステムは『守るのは完全だが使いづらい』という状況に陥るケースも多い。

そんな背景に加え2011年3月11日大震災。そこを契機にクラウド化市場が盛り上がりをみせ、頭角をあらわし始めたのがメールクラウドサービスのGoogle Appsだ。

 

「電子メール(Gmail)」はもちろんのこと、「カレンダー」「ドキュメント」「サイト」等、多種多様な機能を兼ね備え利用者数を順調に伸ばしている。

そんな便利なGoogle Appsの中でも今回はGmailにフォーカスしてご紹介します。

高いセキュリティ水準

クラウド環境で懸念されるセキュリティ面も、世界のGoogle社ならではのデータセンターへの配慮により高いレベルのセキュリティ基準をクリアしている。

 

・世界でもっとも厳しいとされるセキュリティ監査基準『SAS 70 Type II』に企業向け製品として認定されている。

・ほぼ止まることの無い高可用性を実現できている。

・機密性高いセキュリティ基準を取得した強力な迷惑メールフィルタリング機能でスパム・ウイルスをブロック。

 

参考資料: Google Apps のセキュリティと脆弱性対策に関する総合評価レポート

便利で使いやすい

機能面の充実はもちろんのこと、元々個人でGmailを活用しているユーザーも多く、馴染み深く使いやすいUIで利用することができるのも大きなメリットのようだ。そんなGmailの特徴を見ていこう。

 

・メールの保存容量が、一般的なメール送受信量の約10年分に相当するユーザー1人当たり25GB(業界平均の50倍)。

・Google社が培ってきた検索技術で目的のメールを簡単に探し出せて、大量のメールも高速に検索可能。

・社外からのPCはもちろんのこと、スマートフォンでのアクセスも迅速にでき、便利 且つ 無駄なく活用することができる。

今すぐできるGmail誤送信対策

そんな「高セキュリティで、使いやすいメールシステム」Gmailでもメール誤送信対策を行えることはご存知でしょうか?

まずここではGmailのGoogle Labsにある機能を使って「すぐできるメール誤送信対策」をご紹介します。

送信取り消し機能

この機能は、メール誤送信対策に最も有効である。Gmailでメールを送信した後、数秒ほど「取消」のリンクが表示される仕組みになっているのだ。そのリンクをクリックすることで、送信したメールを取り消すことができる。

添付ファイルの添付し忘れや、書きかけのメール送信など、送信直後に自分自身で気付いた誤送信メールを取り消せることは非常に有効的な機能だ。

酒気帯びテスト機能

この機能も有効且つ面白い。送信者の状況によって、メール誤送信が発生する確率を大幅に上げてしまうこともある。

 

例えば・・・

・酔っている時に外部から携帯で送ってしまった・・・
・激務続きで眠気眼のままメールを送ってしまった・・・

 

そんな時に役立つのがこの機能だ。
メール送信前に、算数のクイズで意識がクリアなことをチェックしてくれる機能。利用する時間帯を設定することも可能なので朝・深夜など特定の時間にだけこの機能を有効にすると効果的かもしれない。

 

それでも企業のセキュリティ対策としては不十分

上記記載した対応で確かにメールによる情報漏えい(誤送信)を減らすことはできるかもしれない。ただ、個人で防止する対策でしかなく企業全体としての予防策としては不十分であることは否めない。

 

本来企業では、下記のようなことを考慮したセキュリティ対策を行う必要があり、Gmailでも同じ対策を講じる必要があるのだ。

 

・個人の情報漏えい

・監査対応

・ISMS、Pマークへの対応

メール誤送信 具体策

【ソリューション編】
メール誤送信を防ぐためには、
どのようなシステムを用意すべきか?
【あるある編】
実際にはどのような
誤送信事故が起きているのか?

(止める)
送信メール一旦保留・削除機能
(見る)
添付ファイル内の特定文字を監視
(守る)
メールを証拠として、保存・検索できる仕組み
(止める)
社内宛てメールをお客様に送ってしまった
(見る)
BCCに上長を入れるのを忘れた
(守る)
パスワードを付け忘れて機密情報が・・

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